Sida 135
utförande af skisser och arbetsritningar samt utlämnandet af kopior; 2) afdelningen för specifikationer, hvilken har till uppgift att uppgöra arbetsbeskrifningar, infordra entreprenadanbud, samt handhafva kataloger, materialprof etc. ; 3) byggnadsafdelningen, hvars uppgift är att utöfva tillsyn öfver byggnadsarbeten, verkställa utbetalningar samt upp-
Igöra entreprenadkontrakt. Det är vanligt på större byråer att en särskild räkenskapsafdelning finnes under den exekutiva afdelningen med en underafdelning, som har hand om data, register och material. I så fall upplägges för hvarje afdelning ett särskildt konto och bokföringen ordnas så, att det är möjligt att erhålla en noggrann uppgift om kostnaden för hvarje särskildt arbete. Sådana äro de välkända afdelningarna för en byråorganisation. Jag har påpekat hvar och en af dessa på den grund att de äro på det intimaste förbundna med hvarandra och fordra att samtidigt ihågkommas, då det gäller att vidtaga förändringar med någon af dem. Därjämte är det nödvändigt att fastslå, det den exekutiva organisationen måste vara den sammanhållande länken mellan de olika afdelningarna i den produktiva organisationen.
Man kommer sedermera till frågan om olika slag af blanketter och formulär, som jag vill omnämna i den ordning, i hvilken de under vanliga förhållanden kunna komma till användning å en arkitektbyrå.
Det första slaget bör naturligtvis stå i förbindelse med anskaffandet af arbete. Det andra skulle hänföra sig till ■påbörjandet af detsamma samt det tredje till att föra ar- • betet tillräckligt långt för att utlämna det till entreprenören. Det fjärde skulle beröra skötseln af arbetet ända tills afslutningen.
Det är omöjligt att här lämna en uttömmande beskrifning öfver de olika slag af formulär, hvilka kunna komma till användning under hvar och en af dessa fyra perioder, och det vore lönlöst att lämna kopior af dylika utan att samtidigt gifva anvisningar om deras användning. Jag vill emellertid visa Eder några exemplar samt förklara 1 ordningsföljd något af deras ändamål under de fyra olika | förutsättningar, som ofvan angifvits. I öfrigt hänvisas till ; firmor, välkända för sina byråorganisationer, och af hvilka | torde kunna erhållas kopior af de olika slag af formulär, hvilka af dem användas.
Därjämte vill jag rekommendera att rådgöra med »The committee on employment and office practice», som 1 blifvit tillsatt af Columbia Universitets Arkitektförening,
1 1 5
och genom hvilken kan erhållas en omgång af sådana formulär, som kunna betraktas som oeftergifliga för en praktik af måttligt omfång.
b örst och främst är af vikt ordningen med afseende å brefskrifning. Gör innehållet i brefvet kort, tydligt och höfligt! Besvara all korrespondens punktligt! Bekräfta alla samtal och telegram med bref! Drag försorg därom, att alla Edra åtgöranden, hvilka beröra andra personer, ofördröjligen bringas till deras kännedom!
Därnäst i vikt skulle jag vilja sätta bruket att använda nummer, namn eller bokstäfver för att särskilja olika angelägenheter. Början kan göras genom att numrera i ordningsföljd hvar och en af de byggnader, för hvilka man blifvit engagerad.
Korrespondensen bör ordnas alfabetiskt samt förvaras lämpligast i pärmar. Hvarje pärm bör etiketteras med numret på det arbete, till hvilket brefvet hänför sig. Bifoga en kopia af hvarje bref till det bref, hvilket Ni besvarat eller hvilket utgör svar å Edert eget. Vertikala skåp med lådor, i hvilka korrespondensen för en viss grupp af byggnader insättes, komma mer och mer i bruk. Upprätta ett dubbelregister öfver Eder korrespondens enligt brefskrifvarens namn och enligt nummer för det arbete, hvilket brefvet hänför sig till. Dylika register böra helst förvaras i en s. k. kortkatalogslåda, där korten äro ordnade alfabetiskt. På detta sätt erhålles ett system, hvarigenom Eder korrespondens sammanbindes med Edert arbete. Härefter kommer man till frågan om de olika blanketter som äro erforderliga för de fyra nyss omnämnda arbetsperioderna. Det bör observeras, att en delning i fyra perioder är gjord i afsikt att underlätta uppräknandet af blanketterna i den ordning, i hvilken de komma till användning, samt vidare att de flesta af dem äro nödvändiga under mer än en af dessa perioder.
De vanligaste af dem som ifrågakomma under första perioden, hvilken hänför sig till anskaffande af arbete, äro blanketter för besökares namn och ärende; bref kort för att uppgöra om sammanträffande med olika personer; lappar för upptecknande af telefonsamtal; lista öfver arvoden för olika slags arbeten; formulär för öfverenskommelse mellan arkitekt och byggherre; register öfver korrespondens; annotationsbok för nedskrifvande af samtal och memoranda; lappar för noterande af besök, som skola afläggas eller mottagas.
(Forts, i nästa nummer.)
DANSKA ARKITEKTTIDSKRIFTENS 10-ÅRSJUBILEUM.
*
»Architekten», organ för Akademisk Architektföri ening i Kobenhavn, firar i dagarna sina fyllda 1 o år. Med anledning häraf må det tillåtas oss att till vår ■ danska kollega rikta våra bästa lyckönskningar samt tillönskan om fortsatt framgångsrikt arbete. Det är en rik utveckling i dansk arkitektur, som genom »Architekten» under dessa 10 år framlagts för läsaren och det är med respekt man bläddrar i dess 10 årgångar, hvilka ge ett så fylligt uttryck för denna utveckling och för den
gemensamhetskänsla och kärlek till konsten, som karaktärisera densamma. Redaktionen utgöres för närvarande af arkitekterna K. Varming, för det redaktionella, och Alfr. Thomsen, för det administrativa, af hvilka den förstnämnde för några år sedan efterträdde arkitekterna K. Arne-Petersen och Eugén Jorgensen. Lördagen den 3 okt. högtidlighålles händelsen med middag på Hotel Phonix i Kobenhavn, till hvilken redaktionen inbjudit en stor del af tidningens många vänner och intresserade.
\
Källa: Internet Archive ·